Panel rejestracji - regulamin

Zasady rekrutacji do Pałacu Młodzieży im. Orląt Lwowskich w Olsztynie na zajęcia jednorazowe Lato/Zima na rok szkolny 2026/2027

§ 1.

Zasady rekrutacji kandydatów na zajęcia rozwijające zainteresowania lub rozwijające uzdolnienia organizowane w publicznej placówce oświatowo-wychowawczej określa ustawa z dnia 14 grudnia 2016 r. prawo oświatowe (Dz. U. z 2017 r. poz.59 z późn. zm.), rozporządzenie MEN z dnia 21 sierpnia 2019 r. w sprawie przeprowadzania postępowania rekrutacyjnego oraz postępowania uzupełniającego do publicznych przedszkoli, szkół i placówek (Dz. U. z 2017 r., poz. 610) oraz Uchwała nr XLIII/832/17 Rady Miasta Olsztyna z dnia 20 grudnia 2017 r. w sprawie określenia kryteriów wraz z liczbą punktów oraz dokumentów niezbędnych do ich potwierdzenia na drugim etapie postępowania rekrutacyjnego na zajęcia rozwijające zainteresowania lub rozwijające uzdolnienia organizowane w Pałacu Młodzieży im. Orląt Lwowskich w Olsztynie (Dz. Urz. woj. warm.– maz. z 2018 r. poz. 433).

§ 2.

Ilekroć mowa o poniższych zagadnieniach, należy przez to rozumieć:

  1. System elektronicznego naboru – platforma elektroniczna wspomagająca procedurę zapisu kandydata na zajęcia prowadzone w Pałacu Młodzieży, umożliwiająca składanie wniosków w trybie całorocznym, porządkująca jednocześnie składane wnioski w oparciu o ustalone kryteria.

  2. Wniosek – dokument sporządzony w formie elektronicznej, generowany za pomocą systemu elektronicznego naboru przez rodzica/opiekuna prawnego kandydata lub pełnoletniego kandydata, zawierający:

    1. imię, nazwisko, datę i miejsce urodzenia oraz numer PESEL kandydata lub w przypadku braku numeru PESEL – serię i numer paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość kandydata,

    2. imiona i nazwiska rodziców kandydata, a w przypadku kandydata pełnoletniego – imiona rodziców,

    3. adres miejsca zamieszkania rodziców i kandydata, a w przypadku kandydata pełnoletniego – adres miejsca zamieszkania kandydata,

    4. adres poczty elektronicznej rodziców kandydata, a w przypadku kandydata pełnoletniego – adres poczty elektronicznej kandydata,

    5. numer telefonu rodziców kandydata, a w przypadku kandydata pełnoletniego – numer telefonu kandydata,

    6. wypełnioną tabelę kryteriów punktowych,

    7. zgodę na przetwarzanie przez Pałac Młodzieży danych, o których mowa we wniosku wyłącznie w związku z rekrutacją oraz w zakresie i w celu zapewnienia kandydatowi bezpieczeństwa i prawidłowej opieki,

    8. oświadczenie o prawdziwości i zgodności ze stanem rzeczywistym danych zawartych we wniosku.

  3. Pałac Młodzieży – placówka wychowania pozaszkolnego, której organem prowadzącym jest Miasto Olsztyn, działająca na podstawie statutu.

  4. Dyrektor – osoba kierująca i zarządzająca Pałacem Młodzieży.

  5. Kandydat – pełnoletni/ niepełnoletni kandydat, który ubiega się o przyjęcie do Pałacu Młodzieży.

  6. Rodzic – oznacza również opiekuna prawnego niepełnoletniego kandydata.

§ 3.

  1. Kandydatami na zajęcia jednorazowe Lato/Zima Pałacu Młodzieży są zamieszkałe na terenie Gminy Miasta Olsztyn dzieci i młodzież szkół podstawowych i szkół ponadpodstawowych, nie dłużej niż do ukończenia nauki w szkole.

  2. Kryteria wiekowe przyjęte w systemie rekrutacyjnym są oparte na dacie urodzenia kandydata.

  3. Kandydatami na wychowanków Pałacu Młodzieży mogą być również spoza Olsztyna –dzieci i młodzież szkół podstawowych i ponadpodstawowych, nie dłużej niż do ukończenia nauki w szkole – przyjmowane do placówki, jeżeli po przeprowadzeniu postępowania rekrutacyjnego (w tym postępowania uzupełniającego) placówka nadal dysponuje wolnymi miejscami na zajęcia.

§ 4.

Rekrutacja odbywa się z wykorzystaniem systemu elektronicznego przez stronę internetową www.latozima-palac.olsztyn.eu. Kandydata do Pałacu zamieszkałego w Olsztynie przyjmuje się na wniosek złożony w formie formularza przez rodziców/prawnych opiekunów kandydata lub kandydata pełnoletniego. Wniosek złożyć należy tylko raz.

§ 5.

Postępowanie rekrutacyjne na zajęcia jednorazowe Lato/Zima organizowane przez Pałac Młodzieży przeprowadza się tylko w okresie wakacji i ferii zimowych na wolne miejsca, na wybrane zajęcia organizowane przez placówkę.

§ 6.

Kandydat na zajęcia w Pałacu Młodzieży może wziąć udział w rekrutacji na max. 20 zajęć w okresie ferii zimowych i na max. 20 zajęć w okresie wakacji.

§ 7.

W terminach określonych harmonogramem rekrutacji rodzice/prawni opiekunowie lub kandydaci pełnoletni wypełniają wniosek o przyjęcie do placówki na jednorazowe zajęcia.

§ 8.

  1. Postępowanie rekrutacyjne do Pałacu, uwzględniając kryteria wymienione w § 9, przeprowadza wyznaczona osoba do rekrutacji na zajęcia jednorazowe Zarządzeniem Dyrektora.

  2. Osoba prowadząca rekrutację, o której mowa § 8 w ust. 1, po ustalonym terminie składania wniosków o przyjęcie na zajęcia przeprowadza, postępowanie rekrutacyjne, w wyniku którego sporządza protokół postępowania rekrutacyjnego.

§ 9.

  1. W przypadku większej liczby kandydatów spełniających warunek, o którym mowa w § 3 ust. 1, niż liczba wolnych miejsc, na pierwszym etapie postępowania rekrutacyjnego są brane pod uwagę łącznie następujące kryteria: Kryteria, o których mowa § 9 w ust. 1, mają jednakową wartość – po 14 punktów.

    1. wielodzietność rodziny kandydata niepełnoletniego lub pełnoletniego,

    2. niepełnosprawność kandydata niepełnoletniego lub pełnoletniego,

    3. niepełnosprawność jednego z rodziców kandydata niepełnoletniego,

    4. niepełnosprawność obojga rodziców kandydata niepełnoletniego,

    5. niepełnosprawność rodzeństwa kandydata niepełnoletniego,

    6. samotne wychowywanie kandydata niepełnoletniego w rodzinie,

    7. objęcie kandydata niepełnoletniego pieczą zastępczą.

Dokumenty potwierdzające kryteria, o których mowa w § 9 ust. 1, należy dołączyć do wniosku w wersji papierowej, lub wysłać w postaci skanów na maila rekrutacja@palac.olsztyn.eu. Wykaz dokumentów znajduje się w załączniku 1.

  1. W przypadku nieprzedłożenia dokumentów potwierdzających spełnienie kryteriów oraz w sytuacji braku potwierdzenia okoliczności zawartych w oświadczeniu komisja rekrutacyjna, rozpatrując wniosek, nie uwzględnia danego kryterium.

§ 10.

  1. W pierwszej kolejności do Pałacu Młodzieży kwalifikowani są kandydaci, którzy mieszkają w Olsztynie i uzyskali największą liczbę punktów.

§ 11.

  1. Jeżeli po przeprowadzeniu postępowania rekrutacyjnego Pałac Młodzieży nadal dysponuje wolnymi miejscami, dyrektor Pałacu Młodzieży przeprowadza postępowanie uzupełniające stosując przepisy niniejszego regulaminu.

  2. Osoba prowadząca rekrutację przyjmie kandydata do Pałacu Młodzieży, jeżeli w wyniku postępowania uzupełniającego kandydat zostanie zakwalifikowany oraz złoży wymagane dokumenty.

  3. Ogłoszenie wyników postępowania uzupełniającego nastąpi w terminie określonym harmonogramem rekrutacji.

§ 12.

  1. Dane osobowe kandydatów zgromadzone w celach postępowania rekrutacyjnego oraz dokumentacja postępowania rekrutacyjnego są przechowywane nie dłużej niż do końca okresu, w którym kandydat do Pałacu Młodzieży jest jego wychowankiem.

  2. Dane osobowe kandydatów nieprzyjętych zgromadzone w celach postępowania rekrutacyjnego są przechowywane w Pałacu Młodzieży, przez okres roku.

§ 13.

PROCEDURA SKŁADANIA WNIOSKÓW I PRZYJĘCIA NA ZAJĘCIA W PAŁACU MŁODZIEŻY

  1. Wniosek składa się na konkretne zajęcia szczegółowo opisane na stronie internetowej Pałacu Młodzieży.

  2. Rodzic/pełnoletni kandydat, przed wypełnieniem wniosku składa oświadczenie, że zapoznał się z przepisami niniejszego regulaminu i je w całości akceptuje.

  3. Możliwości złożenia wniosku:

  1. wniosek wydrukowany, pod którym rodzic/pełnoletni kandydat składa podpis, a następnie:

    1. wysyła tradycyjną pocztą lub kurierem na adres „Pałac Młodzieży im. Orląt Lwowskich w Olsztynie – rekrutacja, ul. Piastowska 13 10-023 Olsztyn";

    2. składa w sekretariacie w budynku Pałacu Młodzieży.

    W przypadku złożenia wniosku wydrukowanego należy złożyć podpisy zarówno pod wnioskiem, jak i oświadczeniami, które wygenerują się na wydruku (jeśli takie wystąpią).

  2. wniosek elektroniczny (ePUAP)– wniosek jest generowany jako plik PDF z systemu rekrutacji (nie wymaga drukowania, ręcznego podpisywania oraz skanowana) i jest przesyłany jako załącznik do pisma wysłanego do Pałacu Młodzieży poprzez platformę ePUAP zgodnie z instrukcją zamieszczoną na stronie internetowej Pałacu Młodzieży.

  3. wniosek podpisany elektronicznie – wniosek jest generowany jako plik PDF z systemu rekrutacji (nie wymaga drukowania, ręcznego podpisywania oraz skanowana), a następnie podpisany podpisem elektronicznym przy wykorzystaniu powszechnie dostępnych aplikacji i przesłany jako załącznik na adres poczty elektronicznej rekrutacja@palac.olsztyn.eu.

  1. W przypadku wniosku elektronicznego (ePUAP) lub podpisanego elektronicznie uznaje się, że podpis elektroniczny dotyczy zarówno wniosku, jak i wszystkich oświadczeń (jeśli takie wystąpią).

  2. Po założeniu konta w systemie, system elektronicznego naboru wysyła wiadomość e-mail z linkiem weryfikacyjnym na podany we wniosku adres poczty elektronicznej, który należy potwierdzić celem zakończenia pierwszego etapu procedury rejestracyjnej. Wniosek zmienia wtedy status z „NIEZWERYFIKOWANY E-MAIL" na „NOWY". Brak potwierdzenia linku weryfikacyjnego w czasie do 24 godzin od daty wprowadzenia danych jest jednoznaczny z nieprawidłowym przeprowadzeniem procesu rejestracyjnego, co w konsekwencji skutkuje usunięciem wniosku z systemu elektronicznego naboru.

  3. Wydrukowany formularz wniosku z podpisem rodzica/pełnoletniego kandydata lub wniosek przesłany elektronicznie należy złożyć w terminie określonym w harmonogramie rekrutacji jedną z metod wymienionych w § 16 ust. 3. Po złożeniu wniosku w Pałacu Młodzieży oraz po zweryfikowaniu danych, wniosek otrzymuje status: „ZAKWALIFIKOWANY" (zakwalifikowany do systemu elektronicznego naboru). Niezłożenie wniosku w w/w terminie skutkuje automatycznym nadaniem statusu „NIEZAKWALIFIKOWANY". Taki wniosek nie jest dalej rozpatrywany.

  4. Rodzic/pełnoletni kandydat po wprowadzaniu numeru PESEL kandydata i unikalnego hasła zabezpieczającego może na bieżąco śledzić pozycję kandydata na liście oczekujących. W przypadku utraty (zapomnienia) hasła, system elektronicznego naboru umożliwia odzyskanie hasła po wprowadzeniu numeru PESEL kandydata oraz podaniu adresu e-mail, na który zostanie przesłany link umożliwiający ponowne wygenerowanie hasła i zalogowanie się do systemu.

  5. Po udanej rejestracji (po potwierdzeniu adresu e-mail), system naboru automatycznie dokonuje przyporządkowania wniosku do zajęć w Pałacu Młodzieży, który otrzymuje status „ZAREJESTROWANY".

  6. Dyrektor lub upoważniony pracownik po przyjęciu kandydata na zajęcia dokonuje zmiany w systemie naboru elektronicznego statusu wniosku z „ZAREJESTROWANY" na „PRZYJĘTY". W przypadku nie przyjęcia kandydata do danej grupy status kandydata zostanie zmieniony na „NIE PRZYJĘTY".

§ 14.

  1. Sprawy sporne dotyczące funkcjonowania systemu zapisu elektronicznego będą rozstrzygane przez Dyrektora Pałacu zgodnie z Ustawą Prawo Oświatowe.

  2. Dyrektor Pałacu Młodzieży przyjmuje kandydatów na podstawie pozycji wynikającej z listy zakwalifikowanych, w miarę posiadanych miejsc.

  3. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie mają zastosowanie odpowiednio przepisy ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. prawo oświatowe (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 910 t.j. z późniejszymi zmianami)

  4. Zmiany do Regulaminu będą każdorazowo ogłaszane w sposób zwyczajowo przyjęty w Pałacu Młodzieży na stronie internetowej.

  5. Niniejszy Regulamin obowiązuje od dnia 18 marca 2026r.

Załącznik 1 do zasady rekrutacji do Pałacu Młodzieży
im. Orląt Lwowskich w Olsztynie
na rok szkolny 2026/2027

WYKAZ DOKUMENTÓW POTWIERDZAJĄCYCH KRYTERIA NABORU
DO PAŁACU MŁODZIEŻY W OLSZTYNIE


Lp

Kryterium

Dokument

1

wielodzietność rodziny kandydata niepełnoletniego lub pełnoletniego

Oświadczenie o wielodzietności rodziny kandydata (zob. załącznik 2)

2

niepełnosprawność kandydata niepełnoletniego lub pełnoletniego

Do wyboru:
• orzeczenie o niepełnosprawności lub o stopniu niepełnosprawności
• orzeczenie równoważne w rozumieniu przepisów ustawy z dn. 27.08.1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (tj. Dz. U. z 2023 r. poz. 100)

3

niepełnosprawność jednego z rodziców kandydata niepełnoletniego

4

niepełnosprawność obojga rodziców kandydata niepełnoletniego

5

niepełnosprawność rodzeństwa kandydata niepełnoletniego

6

samotne wychowywanie kandydata niepełnoletniego w rodzinie

Do wyboru:
• prawomocny wyrok sądu rodzinnego orzekający rozwód lub separację
• akt zgonu oraz oświadczenie o samotnym wychowywaniu dziecka oraz niewychowywaniu żadnego dziecka wspólnie z jego rodzicem (zob. załącznik 3)

7

objęcie kandydata niepełnoletniego pieczą zastępczą

dokument poświadczający objęcie dziecka pieczą zastępczą zgodnie z ustawą z 9.06.2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (tj. Dz. U. z 2022 r. poz. 447)

8

udokumentowane osiągnięcia w dziedzinie zajęć

zaświadczenia, dyplomy i inne dokumenty potwierdzające osiągnięcia w dziedzinie zajęć, w których kandydat chce uczestniczyć

Dokumenty należy dołączyć do wniosku w postaci kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez rodzica/opiekuna prawnego kandydata lub przez kandydata pełnoletniego.

Oświadczenia zawarte w załącznikach 2, 3 i 4 należy wydrukować, wypełnić i dołączyć w formie oryginału.

Załącznik 2 do zasady rekrutacji do Pałacu Młodzieży
im. Orląt Lwowskich w Olsztynie
na rok szkolny 2026/2027

OŚWIADCZENIE O WIELODZIETNOŚCI RODZINY KANDYDATA


Ja, ___________________________________________________________________, (imię i nazwisko)

świadomy(-a) odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia, oświadczam, że moja rodzina jest rodziną wielodzietną, w której wychowuje się łącznie _____________dzieci.



____________________________________

miejscowość, data, podpis



Załącznik 3 do zasady rekrutacji do Pałacu Młodzieży
im. Orląt Lwowskich w Olsztynie
na rok szkolny 2026/2027

OŚWIADCZENIE O SAMOTNYM WYCHOWYWANIU DZIECKA
ORAZ NIEWYCHOWYWANIU ŻADNEGO DZIECKA WSPÓLNIE Z JEGO RODZICEM


Ja,________________________________________________________________________ , (imię i nazwisko)

świadomy(-a) odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia, oświadczam, że samotnie wychowuję dziecko_________________________________________________ (imię i nazwisko)

oraz nie wychowuję żadnego dziecka wspólnie z jego rodzicem.



______________________________________________

miejscowość, data, podpis



Załącznik 4 do zasady rekrutacji do Pałacu Młodzieży
im. Orląt Lwowskich w Olsztynie
na rok szkolny 2026/2027

Oświadczenie uczestnictwa w zajęciach


Potwierdzam, że moje dziecko……………………………………………………………………………….

Akceptuję regulamin